Dokumentation des ordnungsgemäßen Handelns

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Dokumentation des allgemeinen Handelns

Neben der Dokumentation der Sitzungen durch das Protokoll sollten alle wichtigen Schritte und Handlungen des Wahlvorstandes in geeigneter Form und vor allen Dingen beweiskräftig dokumentiert werden.

Dies kann durch das Führen entsprechender Arbeitsprotokolle mit Ort, Datum, ggf. Zeit und Unterschrift von mindestens 2 Mitgliedern geschehen.

Der Eingang von Unterlagen und Schreiben ist mit Datumsstempel und Unterschrift des Entgegennehmenden zu dokumentieren.

Ist der Erhalt von Schriftstücken des WVS durch den Empfänger selbst nicht direkt persönlich zu quittieren, so ist es erforderlich, den korrekt erfolgten Ausgang der Schriftstücke zu dokumentieren (Kopie mit entsprechenden Vermerken, Protokoll mit mindestens 1 Zeugen; Einschreiben). Ggf. werden mindestens 2 Mitglieder des WVS den Einwurf/die Übergabe an der Postadresse selbst vornehmen und dokumentieren müssen.

Auf Aushängen wird ebenso das Datum des Aushängens wie auch des Abhängens mit mindestens 2 Unterschriften bezeugt. Es empfiehlt sich, die Stellen im Betrieb mit den Aushängen/Auslagen des WVS zu fotografieren.


Wahlvorgang

Insbesondere der Wahlvorgang und die Auszählung bedürfen peinlichst korrekter Ausführung und Dokumentation. Die offene(n) Wahlurne(n) dürfen zu keinem Zeitpunkt unbeaufsichtigt gelassen oder nur von einem Mitglied des WVS betreut werden. Alle Schritte, von der Feststellung, dass die Urne vor dem Wahlgang leer ist, bis zur Öffnung der Urne zur Auszählung, erfolgen immer in Anwesenheit mehrerer Mitglieder des WVS und werden entsprechend dokumentiert.

Muss die Urne in einen anderen Raum bewegt werden oder ist die Stimmabgabe unterbrochen oder beendet, so ist sie (der Einwurfschlitz) in geeigneter Form zu versiegeln. Vor Öffnung ist die Versiegelung jedes Mal vor Zeugen auf Beschädigung zu überprüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Findet die Stimmabgabe an mehreren Tagen statt, so ist die Urne in einem nur dem WVS zugänglichen Aufbewahrungsort zu verschließen.

Bei der Auszählung ist darauf zu achten, dass Urne, Umschläge, Stimmzettel und Handgriffe zu keiner Zeit Anlass zur Kritik wegen unsauberer Handlung geben. Der Tisch, auf welchem die Auszählung stattfindet, sollte in ausreichender Entfernung zum Publikum stehen und von diesem frei einsehbar sein. Eine übersichtliche Ordnung muss eingehalten werden. Jeder Schritt bei der Auszählung sollte so langsam ausgeführt werden, dass er einerseits vom Publikum ohne Schwierigkeit verfolgt und andererseits vom Protokollanten des WVS aufgezeichnet werden kann.

Alle Unterlagen müssen vom WVS sorgfältigst gesammelt und bis zur Übergabe an den neu gewählten BR aufbewahrt werden (Wahlakte).


Praxis-Tipp

Eine vorausschauende Einsatzplanung der Mitglieder hilft dabei dafür zu sorgen, dass alle wichtigen Handlungen des WVS wie beschrieben dokumentiert und bezeugt werden können.