Sitzung

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Ladung

• Die Ladung muss den Mitgliedern rechtzeitig vor der jeweiligen Sitzung zugegangen sein (am besten mind. 1 Woche vorher)
• Enthält Angaben zu Ort, Beginn, ggf. Ende und die Aufforderung, Verhinderungen unverzüglich mitzuteilen.
• Muss erkennbar vom geschäftsführenden Mitglied stammen.
• Es empfiehlt sich, den Erhalt der Ladung per Unterschrift mit Datum (Erhalt+Unterzeichnung) auf einem entsprechenden Formular quittieren zu lassen.
• Verhinderungen sollen unverzüglich mitgeteilt werden.
• Im Falle einer Verhinderung ist das jeweilige Ersatzmitglied unverzüglich durch das geschäftsführende Mitglied zu laden.
• Als Verhinderungsgründe gelten Krankheit und Tod. Frei, Urlaub oder Freizeitausgleich gelten nur im Falle der objektiven Unmöglichkeit der Teilnahme als Verhinderungsgrund.

Tagesordnung (TO)

• Ist mit der Ladung zu übermitteln...
• Enthält die zu behandelnden Themen in möglichst präziser Nennung.
• Nach jedem Tagesordnungspunkt (TOP) folgt die Formel „.....; ggf. Beschlussfassung“. Ansonsten können unter diesem TOP keine Beschlüsse gefasst werden.
• TOPs wie „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ haben auf der TO nichts zu suchen.
• Beginnt mit „Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit“
• Kann mit dem TOP „Festsetzung des nächsten Sitzungstermins und Erstellung der vorläufigen Tagesordnung“ enden, damit im Anschluss die Übergabe/Zustellung der Ladung+TO durchgeführt und dokumentiert werden kann.
• Ist mit Ausstellungsdatum und Unterschrift des geschäftsführenden Mitgliedes zu versehen.

Anwesenheit

• Wird mit eigenhändiger Unterschrift auf einer gesonderten Liste dokumentiert.
• Die Anwesenheitsliste geht als Anlage zum Protokoll.
• Die Anwesenheitsliste enthält Angaben zu Ort, Datum, Anlass, Beginn und Ende.

(Kurz-) Protokoll

• Enthält neben den Angaben zu Ort, Datum, Anwesenden, TO und Beschlussfähigkeit mindestens den Wortlaut der Beschlüsse sowie das Abstimmungsergebnis.
• Die wichtigsten Diskussionspunkte sollten wiedergegeben werden.
• Wird von Protokollführung und geschäftsführendem Mitglied/Sitzungsleitung unterzeichnet.
• Kann von allen (Ersatz-)Mitgliedern eingesehen werden.
• Enthält Kopien aller wichtigen Dokumente als Anlagen.
• Wird Teil der Wahlakte.

Beschlüsse

• Alle wichtigen Aussagen, Entscheidungen usw. trifft der WVS als Gremium in Beschlussform.
• Es genügt die einfache Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder (nicht: der Anwesenden!); Enthaltungen zählen wie nicht zugestimmt
• Auf Antrag erfolgt die Abstimmung geheim, ansonsten durch Handaufzeigen.
• Beginnen mit „Der Wahlvorstand beschließt (stellt fest, fordert auf, usw.), ...“
• Können Feststellungen, Aufforderungen, Anforderungen, Entscheidungen, Ergebnisse usw. enthalten.
• Beschlüsse mit Innenwirkung halten die Entscheidungen, Feststellungen etc. des WVS fest. Sie dienen u.a. dazu, die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben des WVS zu dokumentieren (z.B. Ergebnis der Überprüfung von Unterlagen). Weiter können auch Dinge beschlossen werden, die Außenwirkung erzielen könnten, jedoch zum jetzigen Zeitpunkt keine Veröffentlichung gegenüber dem AG erfordern.
• Beschlüsse mit Außenwirkung sollen Dritte informieren und/oder sie auffordern, Handlungen vorzunehmen oder zu unterlassen. Wichtig ist dabei, dass sich die Veröffentlichung dieser Beschlüsse zwingend aus der ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben lt. WO ergibt. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass AN durch die Veröffentlichung keinen Schaden erleiden.
• Alle Beschlüsse, die eine so genannte Außenwirkung erzielen sollen, sollten neben dem Protokoll auf einem gesonderten Blatt (2 Stück) abgedruckt werden. Dieses Blatt enthält neben dem Wortlaut der gefassten Beschlüsse (ohne Abstimmungsergebnis) Angaben zum Ersteller („Sitzung des WVS am XX.XX.XXXX“) auch die Unterschriften von mindestens zwei Mitgliedern (z.B. Vorsitz und Protokollführung) nebst Datum. Beide Ausführungen werden dem Adressaten bzw. seinem rechtmäßigen Vertreter überbracht. Auf einer Ausführung quittiert der Adressat den Erhalt mit seiner Unterschrift und dem Datum. Dieses Exemplar geht als Nachweis der korrekten Übermittlung des Willens des WVS als Anlage zum Protokoll der jeweiligen Sitzung.